כל שינוי או הריסה במבנה לשימור מחייב הכנת תיק תיעוד. על התיק להכיל מידע היסטורי-תרבותי ואדריכלי בנוגע לאתר ולמבנה ובכלל זה פירוט חומרים, טכנולוגיות בנייה, פרטי בניין, מידע משפטי אודות הבעלות על הבניין, מידע תכנוני וכל מידע הכרחי נוסף, וזאת לאחר ביצוע מחקר מקיף ומעמיק. תיעוד ההיסטוריה של המבנה הכרחי ומיועד לשימושו של המתכנן החל משלבי התכנון, דרך האישור במוסדות השונים וכלה בביצוע, הפיקוח ומתן תעודת הגמר.

• היסטוריית המבנה – מי התגורר במבנה, האם אירע בו אירוע היסטורי ובכלל- מה החשיבות ההיסטורית של הבניין.
• אדריכלות – מי האדריכל? האם הוא מפורסם בפרמטרים מסוימים או באופן כללי? מהו סגנון הבנייה? מדוע תוכנן הבניין בסגנון הזה והאם יש לכך חשיבות? הסבר אודות הסגנון האדריכלי וההיסטוריה שלו.
• טכנולוגיות וחומרי בניה – מהן טכנולוגיות הבניה? באיזה חומרים השתמשו? האם השתמשו בטכנולוגיות מיוחדות? מה ההיסטוריה של טכנולוגיה זו ומתי היא הובאה ארצה?
• מידע תכנוני היסטורי
• מידע משפטי – הזכויות בנכס היום ובעבר.
• ממצאים היסטוריים – תמונות ותצ"אות המלמדות על נראות הבניין במקור, כנקודת מוצא לשימורו.
• תכניות – תכניות אדריכליות ומסמכי היתר היסטוריים ועכשווים.
• המלצה – האם הבניין ראוי לשימור ומדוע.

שמר מספקת שירותי הכנת תיק תיעוד, על כל חלקיו: הטכני, תכנוני, אדריכלי , משפטי וההיסטורי-תרבותי.  כמומחית לשימור, הבקיאה בקריאת תכניות, והמכירה מלפני ומלפנים את ההיסטוריה של א"י, ההיסטוריה של האדריכלות בא"י, היסטוריה של הטכנולוגיות הבניה וחומרי הבניה בא"י במהלך כל התקופות, וכמובן שכמי שאמונה על ביצוע מחקר היסטורי מקיף, יוצג על ידי שמר תיק תיעוד מקיף ומעמיק.